Przypomnienie o zmianie zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej

Czy brak zgody wierzyciela zawsze uniemożliwia rozłożenie długu na raty?
Listopad 28, 2018
„Kredyty frankowe” po wyroku TSUE
Październik 10, 2019

Przypomnienie o zmianie zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej

Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Z końcem roku 2018 uchylone zostało Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W miejsce rozporządzenia z 1996 r. weszło w życie nowe – Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Tytułem przypomnienia – poprzednio pracodawca miał obowiązek przechowywać akta pracownicze przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy; akta osobowe pracownika składały się z trzech części, a pracodawcy mieli obowiązek prowadzić je w formie papierowej. To jedne z tych rzeczy, które uległy zmianie w wyniku wejścia w życie przytoczonych modyfikacji przepisów.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, wobec wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., pracodawca może zastosować skrócony 10–letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. W stosunku do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., możliwość i zakres skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych uzależnione są od daty nawiązania stosunku pracy z daną osobą oraz od złożenia stosownych dokumentów w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Pracodawcy zyskali wybór w metodach przechowywania dokumentacji pracowniczej – obok tradycyjnej, papierowej, pojawiła się postać elektroniczna.

Ponadto, akta osobowe podzielone zostały na cztery (w miejsce trzech) części. Nową, dodaną „sekcją” jest część D, która zgodnie z nowym rozporządzeniem zawiera „odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu”.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej

Treść nowego rozporządzenia wskazuje, że dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej należy odpowiednio zabezpieczyć. System teleinformatyczny ma zapewniać m. in. zabezpieczenie przed uszkodzeniem dokumentacji, jej utratą czy nieuprawnionym dostępem, stały dostęp osobom do tego upoważnionym czy też funkcjonalność wydruku dokumentacji. Ze zmienionych przepisów Kodeksu Pracy wynika także, iż pracodawca jest zobowiązany w szczególności przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Krótko mówiąc, nie tylko sam system, ale również cała procedura przechowywania dokumentacji pracowniczej ma gwarantować bezpieczeństwo danych związanych z zatrudnianiem pracownika.

Obowiązki po zakończeniu stosunku pracy

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca wraz ze świadectwem pracy musi wydać pracownikowi (w postaci papierowej lub elektronicznej) informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.